Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Bondia Ekonomi & Förvaltning AB är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som beskrivs i denna policy.

Vilka omfattas av policyn?

Policyn gäller webbplatsbesökare, personer som kontaktar Bondia, potentiella kunder, kunder och kundrepresentanter, företrädare och verkliga huvudmän, leverantörer, samarbetspartners och andra personer vars uppgifter förekommer i ett uppdrag.

När Bondia behandlar personuppgifter för en kunds räkning gäller avsnittet När Bondia är personuppgiftsbiträde.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

• Identitets- och kontaktuppgifter, till exempel namn, roll, företag, e-postadress, telefonnummer och adress.
• Uppgifter om förfrågningar och uppdrag, till exempel vilken hjälp du efterfrågar, korrespondens, mötesanteckningar och avtal.
• Företags- och behörighetsuppgifter, till exempel befattning, firmateckning, ägarförhållanden och uppgifter om verklig huvudman.
• Kundkännedomsuppgifter, till exempel identitetsuppgifter, kopia av identitetshandling när det krävs, PEP-status, riskbedömningar och andra uppgifter som behövs enligt penningtvättsreglerna.
• Ekonomi- och administrationsuppgifter, till exempel fakturauppgifter, betalningsuppgifter och räkenskapsinformation.
• Tekniska uppgifter, till exempel IP-adress, tidpunkt och tekniska logguppgifter som behövs för drift och informationssäkerhet.

När du besöker webbplatsen

Webbplatsen och dess databas driftas hos Websupport AB. Vid ett besök behandlas tekniska uppgifter som IP-adress, tidpunkt, begärd sida och webbläsarinformation i den utsträckning som behövs för att leverera webbplatsen, förebygga missbruk, felsöka och upprätthålla säkerheten. Rättslig grund är Bondias berättigade intresse enligt artikel 6.1 f GDPR av att ha en fungerande och säker webbplats.

Den publika webbplatsen använder inte analysverktyg, annonsering, beteendespårning, reCAPTCHA eller motsvarande extern captcha-tjänst. Formuläret skyddas med en lokalt fungerande honeypot. Vi har inte identifierat några icke-nödvändiga cookies för vanliga besökare och visar därför ingen samtyckesbanner. WordPress använder tekniska inloggningscookies för behöriga administratörer.

När du kontaktar Bondia

I kontaktformuläret lämnar du ditt namn. Företagsnamn och meddelande är frivilliga. För att vi ska kunna återkomma behöver du ange minst en kontaktväg: e-postadress eller telefonnummer. Formuläret registrerar dessutom IP-adress och tidpunkt. Uppgifterna lagras i webbplatsens formulärsystem. Ett e-postmeddelande med formulärfälten skickas till kontakt@bdia.se. Om du anger en e-postadress skickas även en mottagningsbekräftelse dit.

För affärsförfrågningar från företrädare för företag är rättslig grund artikel 6.1 f GDPR. Bondias berättigade intresse är att kunna ta emot och besvara förfrågningar, förstå behovet, bedöma om vi kan erbjuda ett relevant uppdrag och följa upp den inledande kontakten under en begränsad tid.

När du själv är den person som kan bli avtalspart och kontakten sker på ditt initiativ kan artikel 6.1 b GDPR i stället vara tillämplig för åtgärder som behövs innan ett eventuellt avtal ingås.

Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men utan nödvändiga kontaktuppgifter kan vi inte besvara din förfrågan. Formuläret används inte för nyhetsbrev eller automatiserade marknadsföringsutskick.

Potentiella kunder och kundrelationer

Inför och under ett uppdrag behandlar vi uppgifter som behövs för att bedöma uppdraget, kommunicera, lämna offert, ingå och fullgöra avtal samt ge redovisnings- och rådgivningstjänster.

När avtalet ingås med dig som fysisk person är rättslig grund normalt artikel 6.1 b GDPR. När kunden är ett företag behandlar vi uppgifter om dess företrädare och kontaktpersoner med stöd av artikel 6.1 f GDPR. Bondias berättigade intresse är då att kunna administrera och fullgöra kundrelationen. Behandling som krävs enligt lag grundas i stället på artikel 6.1 c GDPR.

Kundkännedom och penningtvätt

Bondias redovisnings- och bokföringsverksamhet kan omfattas av lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

När lagen är tillämplig behandlar vi de uppgifter som behövs för kundkännedom, identitetskontroll, kontroll av företrädare och verkliga huvudmän, bedömning av PEP-status samt riskbedömning och uppföljning. Rättslig grund är rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c GDPR. Känsliga personuppgifter behandlas endast när och i den omfattning som lagen tillåter och kräver.

Avtal, administration och fakturering

Vi behandlar kontakt-, avtals- och fakturauppgifter för att administrera uppdrag, fakturera, hantera betalningar och uppfylla skyldigheter enligt bland annat bokföringslagen. Rättslig grund är avtal enligt artikel 6.1 b när avtalet gäller den registrerade själv, berättigat intresse enligt artikel 6.1 f för kontaktpersoner hos företagskunder och rättslig förpliktelse enligt artikel 6.1 c för bokföring och andra lagkrav.

Varifrån får vi personuppgifter?

Vi får främst uppgifter direkt från dig eller från det företag du företräder. I kunduppdrag och vid kundkännedom kan uppgifter även komma från kunden, andra personer i uppdraget, offentliga register, Bolagsverket, registret över verkliga huvudmän och en leverantör som används för kundkännedom.

När uppgifter inte samlas in direkt från dig lämnar vi information enligt artikel 14 GDPR inom den tid och på det sätt som gäller, om inget lagligt undantag är tillämpligt.

Rättsliga grunder

Kontaktformuläret bygger inte på samtycke. Om vi senare ber om samtycke för ett separat och frivilligt ändamål kan du återkalla det när som helst utan att det påverkar behandling som redan skett lagligt.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar inte uppgifter längre än vad som behövs för respektive ändamål. Följande tider och kriterier gäller.

Radering kan därför vara begränsad när uppgifter måste sparas enligt lag eller behövs för att hantera rättsliga anspråk.

Vem delar vi uppgifterna med?

Endast personer och leverantörer som behöver uppgifterna för ett angivet ändamål får tillgång. Det kan vara:

• Websupport AB, som tillhandahåller webbhotell, databas, e-post och säkerhetskopiering.
• redovisnings-, ekonomi-, dokument- och lagringstjänster som används i det aktuella uppdraget,
• banker och betaltjänstleverantörer för betalningar,
• myndigheter när Bondia är skyldigt att lämna uppgifter, och
• juridiska eller andra professionella rådgivare när det behövs.

Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifter enligt Bondias instruktioner och ska omfattas av personuppgiftsbiträdesavtal när lagen kräver det.

Behandling utanför EU/EES

Den tekniska kontrollen av den publika webbplatsen har inte identifierat någon överföring av besökar- eller formulärdata till ett land utanför EU/EES. Webbplatsen använder inte externa analys- eller annonstjänster.

Om en tjänst i ett kunduppdrag innebär behandling utanför EU/EES gör Bondia en särskild bedömning och säkerställer en giltig överföringsmekanism, till exempel EU-kommissionens adekvansbeslut eller standardavtalsklausuler, samt lämnar relevant information till berörda personer.

När Bondia är personuppgiftsbiträde

När Bondia i ett kunduppdrag behandlar uppgifter om exempelvis kundens anställda, kunder eller leverantörer kan kunden vara personuppgiftsansvarig och Bondia personuppgiftsbiträde. Behandlingen sker då enligt kundens dokumenterade instruktioner och regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal. Frågor om en sådan behandling ska i första hand riktas till den personuppgiftsansvariga kunden.

Cookies och liknande teknik

Den publika webbplatsen använder inte analys-, marknadsförings- eller spårningscookies. Någon cookie-banner behövs därför inte i nuläget. Om detta ändras kommer icke-nödvändig teknik att blockeras tills ett giltigt val har gjorts, och informationen på denna sida uppdateras.

Hur skyddar vi uppgifterna?

Vi använder åtgärder som krypterad anslutning (HTTPS), behörighetsstyrning, uppdaterad programvara, säkerhetskopiering och begränsad administrativ åtkomst. Åtgärderna anpassas efter uppgifternas känslighet och riskerna med behandlingen.

Dina rättigheter

Beroende på behandling och rättslig grund kan du ha rätt att:

• få information och tillgång till dina personuppgifter,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• begära radering eller begränsning,
• invända mot behandling som bygger på berättigat intresse,
• få ut uppgifter i ett strukturerat format och överföra dem när rätten till dataportabilitet är tillämplig, och
• återkalla ett samtycke när en separat behandling faktiskt bygger på samtycke.

Vissa rättigheter är begränsade när Bondia måste behålla uppgifter enligt lag, till exempel enligt bokförings- eller penningtvättsregler. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter.

Kontakta kontakt@bdia.se om du vill utöva en rättighet.

Klagomål till IMY

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt vill vi gärna att du kontaktar oss så att vi kan undersöka frågan. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Automatiserat beslutsfattande

Bondia använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som har rättsliga eller på liknande sätt betydande effekter för dig.

Kontakta oss

Frågor om policyn eller Bondias behandling av personuppgifter skickas till kontakt@bdia.se eller tas per telefon på 070-552 26 22.

Ändringar av integritetspolicyn

Vi uppdaterar policyn när vår behandling, våra leverantörer eller tillämpliga regler ändras. Den senaste versionen finns alltid på denna sida.